Häufig gestellte Fragen

Auf dieser Seite beantworten wir die gängigsten Fragen unserer Nutzer. Wir befinden uns derzeit in der ersten Testphase und haben deshalb bisher nur wenig Erfahrung damit, auf welche Probleme unsere Nutzer möglicherweise stoßen können. Falls Ihr Thema hier noch nicht beantwortet wird, fragen Sie uns!

Allgemeine Fragen

Wie füge ich eine SMS Nummer hinzu?

Tragen Sie dazu einfach die Handynummer im internationalen Format mit der Endung @sms.local als zusätzlichen Empfänger ein.

Nehmen wir an, die Handynummer ist eine deutsche Mobilfunknummer 0170-555555555. Dann tragen Sie als zusätzlichen Empfänger wie folgt ein: +49170555555555@sms.local

Wie werden die Nachrichten verschlüsselt?

vertrauliche.email erstellt aus jeder verschickten Nachricht automatisch eine komplett neue E-Mail, in deren Anhang die ursprüngliche Nachricht in Form einer passwortgeschützten ZIP-Datei gepackt wird. Es werden dabei automatisch so lange Passwörter generiert, dass es mit der heute verfügbaren Rechenleistung Jahrhunderte dauern würde, um die Nachricht ohne Kenntnis des Passwortes zu entschlüsseln.

Zusätzlich zur kompletten ZIP-Datei mit allen Anhängen generiert vertrauliche.email auch noch eine mit demselben Passwort verschlüsselte PDF Datei. Diese enthält den Nachrichtentext, der in Form des PDFs auch auf jedem gängigen Handy ohne extra Software gelesen werden kann.

Wie komme ich an das Entschlüsselungspasswort?

Die vertrauliche.email Server generieren völlig automatisch im Hintergrund ein Einmalpasswort. Dieses wird zum Verschlüsseln der Nachricht verwendet und Ihnen dann in Ihrem vertrauliche.email Postfach auf verschlüsseltem Übertragungsweg zur Verfügung gestellt.

Bei kostenpflichtigen Accounts können Sie in Ihrem Mailprogramm neben der Mailadresse des Empfängers zusätzlich dessen Handynummer in der Form +4915735999939@sms.local angeben. An diese Handynummer wird das Passwort dann automatisch als SMS verschickt und Sie müssen nicht einmal mehr das Passwort weitergeben.

 Bei kostenlosen Abos können Sie dem Empfänger das Passwort z. B. über eine zweite E-Mail-Adresse senden, sodass kein Zusammenhang mit der ersten Nachricht besteht. Sie können es natürlich auch telefonisch, über Ihr eigenes Mobiltelefon per SMS oder persönlich mitteilen.

 

Wie kommt der Empfänger an das Entschlüsselungspasswort?

Geben Sie in Ihrem Mailprogramm neben der Mailadresse des Empfängers zusätzlich dessen Handynummer in der Form +4915735999939@sms.local an. An diese Handynummer wird das Passwort dann automatisch als SMS verschickt und Sie müssen nicht einmal mehr das Passwort weitergeben (nur bei kostenpflichtigen Accounts).

Bei kostenlosen Abos können Sie dem Empfänger das Passwort z. B. über eine zweite E-Mail-Adresse senden, sodass kein Zusammenhang mit der ersten Nachricht besteht. Sie können es natürlich auch telefonisch, über Ihr eigenes Mobiltelefon per SMS oder persönlich mitteilen. 

Welche Software brauche ich dafür?

Gar keine, das ist ja genau das tolle an vertrauliche.email. Sie können sich sogar im Internetcafé auf dieser Webseite anmelden und sofort loslegen. Für etwas mehr Komfort bei der täglichen Nutzung empfehlen wir, Ihre persönliche vertrauliche.email Adresse Ihrem gewohnten Mailprogramm hinzuzufügen. Ausführliche Anleitungen finden Sie hier.

Welche Software benötigt der Empfänger?

Auch nichts. Jeder gängige PC reicht vollkommen aus. Der Empfänger muss in der Lage sein, E-Mails zu empfangen (wovon man wohl ausgehen kann, wenn er eine Mailadresse hat). Und er sollte eine passwortgeschützte ZIP-Datei öffnen können, was sogar Windows 10 standardmäßig eingebaut hat.

Kann ich weiterhin Outlook nutzen?

Selbstverständlich ja.

Outlook zählt wegen der unbeschreiblich vielen bekannten Bugs („Fehler im Programm“) nicht gerade zu unseren Favoriten. Wenn Sie es aber gewohnt sind mit Outlook zu arbeiten und damit zurecht kommen, spricht nichts dagegen, es auch für Ihr vertrauchliche.email Postfach herzunehmen.

Was kostet vertrauliche.email?

Die Kosten variieren je nach gewähltem Abo. Die Preise finden Sie hier.

 

Wie kann ich mein Passwort ändern?

Um Ihr Passwort zu ändern, melden Sie sich bitte am Webmail-System an.

Klicken Sie dann im linken Bildschirmbereich auf „Einstellungen“ bzw. je nach eingestellter Sprache auf „Settings“:

 

Im nächsten Schritt klicken Sie in der Menüliste auf den letzten Punkt „Passwort“ ganz unten:

 

In der letzten Maske tragen Sie nun einmal Ihr bisheriges (altes) Kennwort zur Überprüfung ein, sowie zweimal das neue Wunschpasswort. Anschließende klicken Sie auf „Speichern“ bzw. je nach Sprache „Save“:

 

Achtung: Ihr neues Passwort ist sofort aktiv!

Denken Sie unbedingt daran, das Passwort unmittelbar nach der Änderung auf allen Ihren Geräten zu aktualisieren.

Denn sonst melden sich diese mit einem falschen (veralteten) Passwort an und wenn das mehrfach passiert, wird Ihr Internetanschluss aus Sicherheitsgründen gesperrt und Sie können sich nicht mehr anmelden.

Was tun, wenn ich gesperrt wurde weil ich das Passwort zu oft falsch eingegeben habe?

Wenn Sie Ihr Passwort mehrfach falsch eingeben wird Ihr Internetanschluss aus Sicherheitsgründen gesperrt und Sie können sich nicht mehr anmelden.

Das passiert oft dann, wenn man sein persönliches Passwort ändert und vergisst, das neue Passwort auch tatsächlich bei allen seinen Geräten neu einzugeben. Dann melden sich diese Geräte immer wieder und wieder mit falschen Zugangsdaten (weil veraltet) an bzw. versuchen es zumindest und irgendwann wird dann der eigene Internetanschluss von vertrauliche.email blockiert.

Falls Ihnen so etwas passiert, wenden Sie sich an unseren Support.

Wie kann ich meinen Tarif wechsel?

Ein Tarifwechsel ist jederzeit unkompliziert möglich. Ggf. bereits bezahlte Monatsgebühren werden angerechnet.

Um Ihren Tarif zu wechseln, erstellen Sie bitte eine Supportanfrage über unser Ticketsystem oder senden uns eine kurze E-Mail an kontakt@vertrauliche.email .

Wir senden Ihnen dann einen Link zu, über den Sie Ihr Abo ändern können. Aus Sicherheitsgründen ist der Zugriff auf den Link zeitlich begrenzt.

Wie kann ich meinen Account kündigen?
Schade, dass Sie uns verlassen wollen. Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie uns die Gründe dafür mitteilen würden. Nur so können wir unseren Dienst stetig verbessern. Statt der Kündigung können Sie jederzeit in einen kostenlosen Tarif wechseln und Ihre bestehenden E-Mails somit behalten.

Um Ihren Account dennoch zu kündigen, erstellen Sie bitte eine Supportanfrage über unser Ticketsystem oder senden uns eine E-Mail an kontakt@vertrauliche.email .

Da wir mit der Kündigung Ihres Accounts auch alle Ihre Bestandsdaten löschen – also auch Ihr vertrauliche.email Postfach mit allen Inhalten – benötigen wir für die Kündigung einen rechtsverbindlichen Kündigungsauftrag über unser Ticketsystem. Ein Einzeiler genügt, aber wir brauchen das direkt von Ihnen im System hinterlegt.

 

Wie ist der Datenschutz sichergestellt?

Wir verlassen uns nicht wie alle anderen auf lächerliche Pseudo-Standards wie U.S. Privacy Shield (der gerade vom EUGH – zurecht – gekippt wurde) sondern wir machen alles von grundauf sicher. Wir haben keine Cloud-Server bei Amazon oder Microsoft, sondern wir betreiben unsere eigenen Server und unsere eigene Internet-Netzwerktechnik hier in München. Es werden von vertrauliche.email grundsätzlich keine Daten in Drittstaaten übermittelt. Wir programmieren die Software ebenfalls selber und nutzen nicht irgend welche windigen Baukastensysteme zur Softwareentwicklung.

Das alles spiegelt sich wieder in unserem Standardvertrag zum Datenschutz, der bisher von ausnahmslos jedem Datenschutzbeauftragten nicht nur akzeptiert sondern als vorbildlich gelobt wurde. Auch von solchen Unternehmen der besonders „empfindlichen“ Automobilindustrie sowie aus dem öffentlichen Transportwesen. Ein bisschen stolz sind wir darauf schon.

In diesem Vertrag werden jedenfalls alle Fragen zum Datenschutz, zu den getroffenen Technischen und Organisatorischen Fragen („TOMs“) und zur Vertraulichkeit sowie strafrechtlichen Konsequenzen für den Fall, dass es doch einmal eine Datenpanne gleich aus welchem Grund geben sollte, rechtsverbindlch geregelt. Eine Ausfüllhilfe zum Vertrag finden Sie hier.

vertrauliche.email ist ideal für…

Ärzte

Schicken Sie Ihren Patienten auf sichere Art und Weise Krankenberichte, Röntgenbilder, Sonos und andere Gesundheitsdaten. Die gesetzlichen Bestimmungen sind bei Patientendaten besonders restriktiv, der herkömmliche E-Mail-Versand wie von vielen Arztpraxen heute noch verwendet ist nicht zulässig. Mit unseren vertrauliche.email Servern jedoch erfüllen Sie alle rechtlichen Voraussetzungen.

Anwälte

Für den Versand von Verträgen, Klageschriften und anderen vertraulichen Dokumenten sind E-Mails wie sie heute von praktisch allen Kanzleien verwendet werden völlig ungeeignet. Denn der Text normaler E-Mails ist unverschlüsselt. Mit den vertrauliche.email Servern geht künftig nichts mehr ohne Verschlüsselung und Passwortschutz aus Ihrer Kanzlei in die weite Welt des Internets hinaus.

Steuerberater

Ihre Mandanten erwarten von Ihnen, dass die Kanzlei alle Unterlagen per E-Mail zuschickt, obwohl das rechtlich so nicht zulässig ist. Mit unseren vertrauliche.email Servern sind Sie auf der sicheren Seite, denn Sie arbeiten weiter wie gewohnt und unsere Server kümmern sich im Hintergrund vollautomatisch darum, dass der Inhalt der Nachrichten nur noch von berechtigten Mandanten gelesen werden kann.

Agenturen

Sie tauschen vertrauliche Dokumente mit Ihren Kunden aus, die Zugangsdaten und andere sensible Daten enthalten. Mit unseren vertrauliche.email Servern können Sie sich sicher sein, dass nur der berechtigte Empfänger in der Lage ist, die Dokumente zu öffnen. Denn nur er kennt das geheime Passwort, das er mit jeder Nachricht automatisch per SMS zugeschickt bekommt.

Schulen

Sie tauschen heute noch vertrauliche Dokumente mit Ihren Schülern oder deren Eltern unverschlüsselt per E-Mail aus, weil es kein eigenes sicheres Nachrichtensystem auf der Webseite Ihrer Bildungseinrichtung gibt? Mit dem von deutschen Datenschutzbeauftragten zertifizierten Versanddienst vertrauliche.email können Sie ab sofort verschlüsselte Dokumente per E-Mail schicken und brauchen dafür kein extra Programm.

Jedermann

Normale E-Mails gehören heute zum Alltag. Kaum jemand macht sich Gedanken darum, dass normale E-Mails nicht verschlüsselt sind und jederzeit mitgelesen werden könnten. Vertrauliche.email bietet sich deshalb für jeden an, der E-Mails auf sichere Art und Weise versenden möchte.